چطور در یک روز کار یک هفته را انجام بدهیم؟
در دنیای امروز موفقیت‌های بزرگ در گروی توسعهٔ فردی درست است. روش‌ها و دکترین‌های متفاوتی در این حوزه وجود دارد. اما ما در سلسله‌گزارش‌های «برنامهٔ زندگی» به دنبال یک نسخهٔ ایرانی اسلامی و همه‌جانبه از پیشرفت و بهبود عملکرد هستیم.
گروه زندگی: مولا علی علیه‌السلام می‌فرمایند: «کسی که خود را به کارهای غیرضروری سرگرم کند، از کارهای واجب و ضروری خود بازمی‌ماند.». این حکایت بسیاری از ماست که در سایهٔ بی‌برنامگی و بی‌هدفی، به کارهای بی‌فایده سرگرم می‌شویم و برای کارهای مهم‌مان زمان کم می‌آوریم.
«نرگس مهاجر»، کارشناس ارشد علوم تربیتی و مدرس تفکر و مدیریت استراتژیک در سلسله‌مباحث «برنامهٔ زندگی» همراه ماست تا بگوید چگونه با نگاه راهبردی، به موفقیت‌های بزرگ برسیم.
در قسمت قبل گفتیم یکی از کلیدهای مهم برای رسیدن به موفقیت این است که چالش‌ها را متناسب با انرژی و توان خود انتخاب کنیم. در این قسمت به کلید دیگری می‌پردازیم که پیش‌نیاز تمام موفقیت‌های بزرگ در کار و زندگی است.
پیشنهاد می‌کنیم قسمت‌های قبل را مطالعه کنید: قسمت اول، قسمت دوم، قسمت سوم، قسمت چهارم و قسمت پنجم.
وقتی روی کارتان تمرکز نکنید، مدام به سراغ کارهای متفرقه می‌روید
یک اجرای پراکنده، پر وقفه و ناتمرکز
«گاهی حتی اگر برنامهٔ خوبی نوشته باشیم، برنامهٔ ما درست اجرا نمی‌شود و ما را به موفقیت نمی‌رساند. چون در روش اجرای آن دچار اشتباه هستیم.» چگونه؟ مهاجر موضوع را با یک مثال روشن می‌کند.
فرض کنید برنامه‌تان این است که روزی ۸۰ صفحه از یک کتاب را برای تدریس یا آزمون بخوانید. ساعت ۶ صبح بعد از بیدار شدن و جدا شدن از رختخواب، به سراغ گوشی می‌روید تا پیام‌هایتان را بررسی کنید. نماز می‌خوانید و می‌روید برای تهیهٔ صبحانه. در همین فاصله پیامی از یکی از دوستان‌تان می‌رسد. هم‌زمان که می‌خواهید پیام را جواب بدهید، شروع می‌کنید به صرف صبحانه. اما چون دو کار را هم‌زمان انجام می‌دهید، هر دو کار کند انجام می‌شود. الان ساعت ۸ صبح است.
بعد از این، می‌نشینید پای کتاب. به خط دوم که می‌رسید یادتان می‌افتد قرار بوده امروز به فلانی زنگ بزنید. کتاب را می‌بندید و تماس می‌گیرید. ۱۵ تا ۲۰ دقیقه صحبت می‌کنید. دوباره کتاب را باز می‌کنید. فکرتان مشغول تماسی است که گرفته‌اید. ۱۰ دقیقه‌ای می‌گذرد تا خودتان را از آن موضوع جدا کنید و روی مطالعه‌تان متمرکز شوید. حالا ساعت ۹ صبح است و ۲ صفحه خوانده‌اید.
با خودتان می‌گویید «من آزمون دارم. باید تمرکز کنم و درسم را بخوانم.». دوباره شروع می‌کنید به مطالعه که گوشی‌تان روشن می‌شود. یک ایمیل آمده. کتاب را می‌بندید تا ایمیل را چک کنید که یک پیام می‌رسد. می‌روید پیام را جواب بدهید که پیام دیگری می‌رسد. هنگام جواب دادن به او ناگهان به خاطر می‌آورید که داشتید کتاب می‌خواندید! جواب را می‌دهید… حالا ساعت ۹:۳۰ صبح است. دوباره شروع می‌کنید به مطالعه. یکی دو صفحه که می‌خوانید دوباره گوشی روشن می‌شود: خبر فوری! اتفاقی یا حادثه‌ای پیش آمده! حالا کلاً کتاب را می‌بندید و می‌روید برای اینکه بفهمید چه حادثه‌ای رخ داده. ساعت از ۱۰ گذشته و شما هنوز ۴-۵ صفحه بیشتر نخوانده‌اید. در واقع هیچ کار خاصی انجام نداده‌اید.
وقتی هر کاری را در زمان مشخص‌شده انجام بدهید، از برنامه‌تان جا نمی‌مانید
یک اجرای منظم، بدون وقفه و متمرکز
حالا فرض کنید یک نفر دیگر دقیقاً همین برنامه را دارد، ولی با شیوهٔ دیگری در اجرای. مثلاً ساعت بیداری‌اش ۶ است. وقتی ساعت زنگ می‌زند چون می‌داند باید برنامه‌اش را اجرا کند، ساعت ۶ بلند می‌شود. بلافاصله وضو می‌گیرد و نماز می‌خواند. ۳۰ دقیقه عبادت و نماز را برای خودش در نظر گرفته. هیچ عجله‌ای ندارد. با آرامش نماز و دعا و مناجاتش را می‌خواند. ساعت ۶:۳۰ جانمازش را جمع می‌کند. چون می‌داند هر روز باید پشت لپ‌تاپ بشیند، برای سلامتی جسمش، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه نرمش می‌کند. تا ساعت ۷ صبحانه‌اش را آماده می‌کند. تا ۷:۱۵ صبحانه می‌خورد. هنوز سمت گوشی نرفته. چون رفتن به سمت گوشی همانا و گرفته شدن زمان همان.
جمع‌وجور می‌کند و ساعت ۷:۳۰ می‌نشیند سر برنامه‌اش و آن را مرور می‌کند تا بداند امروز قرار است چه کارهایی انجام بدهد. ۱۰ دقیقه‌ای «ضبط خیال» (در قسمت‌های بعد در موردش صحبت می‌کنیم)، تمرکز و کنترل ذهن می‌کند. حدوداً ساعت ۷:۴۵ شروع می‌کند به مطالعه. تا ۸:۴۵ کامل و متمرکز مطالعه می‌کند. تقریباً ۴۰صفحه‌ای خوانده. تا ۹ استراحت می‌کند، دمنوشی می‌خورد و کش‌وقوسی به بدنش می‌دهد. یک ساعت دیگر مطالعه می‌کند و ۴۰ صفحهٔ دیگر می‌خواند. یعنی تا ساعت ۱۰ صبح برنامهٔ مطالعهٔ روزانه‌اش را انجام داده. کتابش را می‌بندد. حالا یک ساعت برای پاسخ دادن به پیام‌ها، دیدن اخبار، چک کردن ایمیل و… صرف می‌کند.
چه وقت در حوزهٔ خاکستری قرار می‌گیریم؟
این دو فرد را با هم مقایسه کنید. دومی نه آرامشش به هم ریخته، نه تمرکزش. برنامه‌اش هم کاملاً اجرا شده. از طرفی وقتی گوشی به دست می‌گیرد، عذاب وجدان ندارد. چون هر کاری سر وقتش انجام می‌شود.
مهاجر در قیاس این دو شیوهٔ اجرا می‌گوید: «منظور از این مثال میزان پراکندگی ماست در انجام کارها. وقتی هم‌زمان می‌خواهیم چند کار را با هم پیش ببریم، اما تقریباً هیچ کدام از کارها با هم پیش نمی‌رود، اصطلاحاً می‌گویند ما در حوزهٔ خاکستری قرار داریم. یعنی نه کاملاً درگیر یک کار می‌شویم، نه کاملاً از آن جدا می‌شویم. این باعث می‌شود عملکردمان به‌شدت کاهش پیدا کند. در مثالی که زدیم هر دو به ساعت ۱۱ رسیدند. ولی یک نفر ۸۰ صفحه مطالعه کرده، نفر دیگر با پراکندگی کارهای مختلفی انجام داده، ولی از مطالعه‌اش جا مانده.».
تأثیر شیوهٔ اجرا در افزایش عملکرد
«در روش اول می‌توانیم با کندی کارها را پیش ببریم به ایمیل‌مان پاسخ بدهیم، صبحانه بخوریم و هزار و یک کار متفرقه انجام بدهیم که خروجی‌اش اتلاف وقت زیاد و کمترین نوع عملکرد است. اما در روش دوم هر کاری در ساعت خودش که در نظر گرفته‌ایم انجام می‌شود. موبایل خاموش است. ۶۰ تا ۹۰ دقیقه متوالی و بدون کوچک‌ترین وقفه، کاری که در برنامهٔ ماست و مهم‌ترین کار است، با بازدهٔ بسیار بالا انجام می‌شود.».
مهاجر با این توضیح می‌افزاید: «به این ترتیب ما به طور منطقی از این نظم و انجام شدن کارمان لذت می‌بریم. یعنی همان اول صبح یک حس رضایت و حال خوب و انرژی به ما تزریق می‌شود. اما فرد اولی می‌گوید «ظهر شد، هیچ کاری نکردم!» یا «اصلاً نفهمیدم کی ظهر شد!». در حالی که زمان برای همهٔ ما یکسان است. اما با روش اجرا می‌توانیم دو نتیجهٔ کاملاً متفاوت را از اجرای برنامه‌مان داشته باشیم.».
با اجرای ناتمرکز و با وقفهٔ برنامه، در ۸ ساعت، به اندازهٔ ۲ ساعت کار می‌کنید
در یک روز، کار یک هفته را انجام بدهید
این کارشناس ارشد مدیریت راهبردی در مقایسهٔ کار متمرکز و پراکنده می‌گوید: «کارشناسان در تحقیقات خود به این نتیجه رسیده‌اند که ۷ تا ۸ ساعت در حوزهٔ خاکستری بودن، معادل ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه کار کاملاً متمرکز و بدون وقفه است. یعنی همان ۲ ساعت اول کارهایی را که باید بکنیم انجام می‌دهیم و در این شرایط قرار نمی‌گیریم که کارهایمان تا شب بر زمین بماند. به این ترتیب می‌توانیم کار یک هفته را در یک روز انجام بدهیم.
وقتی با این مدیریت زمان پیش می‌رویم در ۲ ساعت کار ۷ تا ۸ ساعت یعنی کار یک روز کامل اداری یک فرد را انجام داده‌ایم. پس می‌توانیم روی ۲ ساعت بعدی هم حساب کنیم. در واقع اگر شرایطی داشته باشیم که ۸ ساعت در یک روز کار مفید با تمرکز داشته باشیم، معادل کسی است یک هفته طول می‌کشد تا این کارها را انجام بدهد.».
ادامه دارد…